BPM-система

Понятие BPM-системы

BPM (Business Process Management) — это организация управления совокупностью бизнес-процессов за счёт автоматизации действий с использованием специализированного программного обеспечения (BPMS).
В свою очередь, BPMS — представляет собой ПО, за счёт которого настраивается автоматическая деятельность внутренней среды компании, происходит мониторинг эффективности или оптимизация некоторых процессов.

Если сравнивать BPM с функциональным подходом, то главной отличительной особенностью является способ достижения цели. Этот процесс включает в себя ряд этапов:

• Постановка целей и задач развития;
• Определение возможных ограничений, факторов для достижения целей;
• Составление плана действий и распределение рабочих ресурсов;
• Мониторинг процесса выполнения, главных показателей и контроль проблемных моментов;
• Своевременная коррекция действий за счёт анализа промежуточных результатов процесса.

BPM-системы: цель, задачи и функции

BPM-система как инструмент управления бизнес-процессами ставит перед собой главную цель — увеличение эффективности мониторинга и работы компании.

Среди задач, которые решает BPM-система можно выделить следующие пункты:

• Оптимизация скорости деятельности различных отделов компании за счёт работы алгоритмов и автоматизации процесса;
  
• Реализация открытой для мониторинга работы, результаты которой могут просматриваться и корректироваться руководителями, что позволяет прогнозировать сроки исполнения;
  
• Увеличение исполнительности в ходе оставления неавтоматизированных этапов, где необходима работа человека;
  
• Контроль и сбор информации, полученной в ходе работы от отделов.

• Реализация деятельности происходит, основываясь на показателях. Совокупность всей полученной информации представляется в виде определённых показателей процессов деятельности. Эта функция позволяет контролировать время исполнения, эффективность действий. А также, регулировать работу в режиме реального времени.

• Оперативное выявление проблем. За счёт постоянной открытой работы, процесс выявления недостатков становится проще. Поэтому, руководители в силах своевременно давать установки по исключению подобных заминок, которые приводят к неизбежному снижению продуктивности.

• Глубокий бизнес-анализ. Функция анализа в данной системе позволит постоянно знать, какие процессы функционируют лучше, а какие хуже. За счёт этого можно определять эффективность работы каждого сотрудника, отдела и руководителя.

Структура системы

Весь рабочий процесс BPM-системы можно разделить на 3 этапа:
1. Моделирование. Этап, содержащий в себе разработку плана проекта, формирование пути компании. Данный этап — результат работы бизнес-аналитиков. Также, тут определяются начальные данные для старта проекта. Моделирование — ключевой этап, так как его результат уже готовый к функционированию продукт. Ещё одной особенностью является то, что бизнес-аналитики самостоятельно (без участия программистов) выполняют работы по моделированию за счёт инструментов BPM-системы.
2. Исполнение. Функционирование данного этапа обеспечивается ядром системы. Он отслеживает процесс выполнения, а также, позволяет внедрять дополнительные сервисы для работы с базой данных. От ядра зависит сама производительность системы, объём обмена данными, количество пользователей, которые могут работать одновременно.
3. Мониторинг. Своевременное выявление проблем и трудностей в работе производится за счёт мониторинга процессов деятельности. Руководитель может оперативно получить информацию о всех трудностях, с которыми столкнулись сотрудники, на каком этапе возникла проблема.

Элементы системы

Для полноценной работы BPM-системы рекомендуется наличие следующих составляющих:

• Конструктор процессов, который позволяет обычным бизнес-аналитикам создавать модели работы с системой;
  
• Тестовое обеспечение позволяющее проводить проверку модели без привлечения самих исполнителей;
  
• Программное обеспечение для разработки и детальной настройки интерфейса BPM-системы;
  
• Инструменты настройки прав, уровней доступа, потоков данных и документов в самой BPM-системе;
  
• ПО для формирования отчётной документации;
  
• Интерфейс для работы, чтобы сотрудники могли видеть поставленные задачи, различать их по приоритету;
  
• Аналитические инструменты работы, которые отвечают за сбор информации показателей;
  
• Уведомления и мониторинг;
  
• Сервисы интеграции сторонних продуктов в систему.

Преимущества BPM-системы

• Быстрая окупаемость от внедрения;
• В процессе работы используются визуальные (наглядные) схемы, за счёт которых повышается понимание сотрудниками всей цепочки процессов;
• Лёгкость в обучении работе с программным обеспечением;
• Детальный контроль за всем процессом за счёт мониторинга;
• Удобное разграничение временного ресурса за счёт распределения задач между сотрудниками.

Порядок внедрения BPM-системы

1. Подготовление. Подготовительный этап подразумевает выбор основы процессов для автоматизации и написания для них алгоритмов. Определение ключевых проблем, которые должна решать система.
2. Создание прототипа. По сути, уже начинается запуски и включение в систему алгоритмов, созданных на первом этапе.
3. Интеграция. В BPM-систему внедряются составляющие из других сервисов. Увеличивается функционал системы.
4. Тест и оптимизация. Проверка отлаженной работы всех возможностей системы, а также, устранение выявленных недостатков.
5. Введение в эксплуатацию. Использование разработанных процессов в эксплуатацию, обучение сотрудников работе с новой системой.

Кому пригодится BPM-система?

Говоря о BMP, сразу в голове строится образ большой или средней компании с достаточным количеством сотрудников. Ввиду особенностей работы системы, можно сказать, что она максимально эффективно реализует свой потенциал именно с такими компаниями, где оперативность и автоматизация просто необходимы.

Большую часть компаний, использующих BPM-системы являются банки, которые организую несколько сфер обслуживания, взаимодействующих между собой. С помощью системы как раз и автоматизируются данные процессы всего офиса.

BPM и Process Mining

Не стоит забывать, что в своей работе, человек в отличии от автоматизированной машины может руководствоваться не только регламентом работы, но и сложившейся обстановкой. При таких ситуациях устанавливается факт отхождения от алгоритмов. Если количество таких отклонений превышает определённый порог, то BPM-система сигнализирует об этом и производит запрос актуализации процесса.

Внедрение в систему технологии Process Mining позволяет опираться на уже накопленные данные и устранять расхождения за счёт сформировавшегося образа бизнес-процесса и реальных данных. Поэтому, дополнение Process Mining позволяет оптимизировать бизнес-процессы за счёт накопленных данных в log-файлах.